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Ajout de colonnes dans une vue - Outlook 2000 Vous pouvez ajouter des colonnes de champ à une vue pour être en mesure d’obtenir l’information que vous désirez. Manipulations de la souris 1. Dans le menu Affichage de la vue que vous désirez modifier : Pointez
sur Affichage actuel. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé : Sélectionnez Champs. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher les champs, dans la liste des champs disponibles : Sélectionnez
la colonne du champ que vous désirez ajouter. 4. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher les champs : Sélectionnez OK. 5. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher le résumé : Sélectionnez OK. Manipulations du clavier 1. Dans la vue que vous désirez modifier, affichez le menu Afficher en appuyant sur les touches ALT+V. Accédez
à Affichage actuel en appuyant sur la touche V. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé : Sélectionnez
les champs en appuyant sur les touches ALT+F. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher les champs : Accédez
à la liste des champs disponibles en appuyant sur les touches ALT+V. 4. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher les champs : Appuyez
sur ENTER. 5. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher le résumé : Appuyez
sur la touche TAB pour placer le curseur sur OK.
Réception d’un signal visuel ou sonore à l’arrivée de nouveaux messages - Outlook 2000 Vous pouvez modifier la façon dont Outlook vous informe de l’arrivée de nouveaux messages. Le logiciel peut vous informer en affichant un message textuel, en émettant une tonalité ou en modifiant l’apparence du pointeur de la souris. Manipulations du clavier 1. Affichez le menu Outils en appuyant sur les touches ALT+T. Sélectionnez Options en appuyant sur la touche O. 2. Dans l’onglet Préférences : Sélectionnez Options de la messagerie en appuyant sur la touche M. 3. Dans la boîte de dialogue Options de la messagerie, dans la zone de traitement du message : Cochez ou décochez la case « À l’arrivée du nouveau courrier, afficher un message d’avertissement » en appuyant sur les touches ALT+N. 4. Si vous préférez être informé par une tonalité ou une modification de l’apparence du curseur de la souris : Sélectionnez Options avancées de la messagerie en appuyant sur les touches ALT+A. 5. Dans la boîte de dialogue Options avancées de la messagerie, dans la zone À la réception de nouveaux éléments : Cochez
ou décochez la case Émettre un signal sonore en appuyant sur les touches
ALT+P. 6. Pour fermer la boîte de dialogue Options avancées de la messagerie : Appuyez sur ENTER. 7. Pour fermer la boîte de dialogue Options de la messagerie : Appuyez
sur la touche TAB pour placer le curseur sur OK. 8. Pour fermer la boîte de dialogue Options : Appuyez
sur la touche TAB pour placer le curseur sur OK.
1. Dans le menu Outils : Sélectionnez Options. 2. Dans l’onglet Préférences, dans la zone de la messagerie : Sélectionnez Options de la messagerie. 3. Dans la boîte de dialogue Options de la messagerie, dans la zone de traitement du message : Cochez ou décochez la case « À l’arrivée du nouveau courrier, afficher un message d’avertissement ». 4. Si vous préférez être informé par une tonalité ou une modification de l’apparence du curseur de la souris : Sélectionnez Options avancées de la messagerie. 5. Dans la boîte de dialogue Options avancées de la messagerie, dans la zone À la réception de nouveaux éléments : Cochez ou décochez la case des options que vous désirez. 6. Pour fermer la boîte de dialogue Options avancées de la messagerie : Sélectionnez OK. 7. Pour fermer la boîte de dialogue Options de la messagerie : Sélectionnez OK. 8. Pour fermer la boîte de dialogue Options : Sélectionnez OK.
Changer le format d’un courriel reçu Si vous recevez un courriel en format HTML ou Rich Text et que vous ne pouvez le lire, vous pouvez le convertir en format texte. Manipulations du clavier 1. Dans la boîte de réception Outlook : Déplacez
le message que vous désirez modifier en appuyant sur les touches avec
flèches VERS LE HAUT et VERS LE BAS. 2. Dans le menu Format : Sélectionnez Texte brut en appuyant sur les touches CTRL+SHIFT+O.
1. Dans la boîte de réception Outlook : Cliquez
deux fois sur le message que vous désirez modifier. 2. Dans le menu Format : Sélectionnez
Texte brut en appuyant sur les touches CTRL+SHIFT+O.
Changer l’apparence de l’affichage d’un courriel transmis Voici des instructions sur la façon de supprimer les symboles « plus grand que » (>>>) sur chaque ligne de texte d’un courriel que vous faites suivre. Pour désactiver le symbole > dans Microsoft Outlook 2000 1.
Allez au menu Outils. Pour désactiver le symbole > dans Microsoft Outlook Express 1. Allez au menu Outils. 2. Choisissez Options. 3. Dans le quatrième onglet en haut de la boîte de dialogue qui s’affiche, vous avez le choix entre les options Envoi et Format d’envoi de la messagerie. Sélectionnez la deuxième option. 4. Cliquez soit sur HTML ou sur Texte brut (selon le format que vous utilisez pour envoyer du courrier). 5. Tout au bas de la fenêtre, il y a une case « Mettre en retrait le texte original avec ___ ». Assurez‑vous de supprimer le symbole > dans la boîte.
Personnaliser la façon dont les lecteurs d’écran reconnaissent les pièces jointes - Outlook 2000 Si vous désirez davantage d’information que les simples choix Oui/Non, Activer/Désactiver ou Vrai/Faux dans la colonne de champ Pièce jointe, vous pouvez créer et ajouter une nouvelle colonne et créer une formule pour remplacer l’icône de pièce jointe par le texte que vous désirez (jusqu’à 31 caractères). Les étapes ci‑dessous décrivent la façon de créer une colonne de champ qui permet d’identifier toutes les pièces jointes aux messages en affichant les mots Pièces jointes. Manipulations du clavier 1. Dans la vue que vous désirez modifier, affichez le menu Afficher en appuyant sur les touches ALT+V. Accédez
à Affichage actuel en appuyant sur la touche V. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé : Sélectionnez les champs en appuyant sur les touches ALT+F. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher les champs : Accédez
à la liste des champs disponibles en appuyant sur les touches ALT+V. 4. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher les champs : Appuyez sur ENTER. 5. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher le résumé : Appuyez
sur la touche TAB pour placer le curseur sur OK.
1. Dans le menu Affichage de la vue que vous désirez modifier : Pointez
sur Affichage actuel. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé : Sélectionnez Champs. 3. Dans la boîte de dialogue Afficher les champs, dans la liste des champs disponibles : Sélectionnez
la colonne du champ que vous désirez ajouter. 4. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher les champs : Sélectionnez OK. 5. Pour fermer la boîte de dialogue Afficher le résumé : Sélectionnez OK.
Pièces jointes - Courrier général « Joins simplement les fichiers dont j’ai besoin à un courriel que tu m’enverras d’ici demain. » Voilà des mots qui peuvent apeurer l’utilisatrice novice du système de courrier électronique. La première fois que je les ai entendus, ma première réaction a été de paniquer. J’ai ensuite été soulagée d’apprendre que l’envoi de pièces jointes ne nécessitait pas deux années de cours techniques. La majorité des systèmes de courrier électronique utilisent une méthode presque similaire pour l’envoi de fichiers joints. Après que vous avez rédigé votre message, vérifiez à l’écran la présence d’un bouton <Pièce jointe> ou <Joindre fichier>. Ce type de bouton devrait figurer quelque part sur la barre d’outils au‑dessus du message que vous venez de taper. Lorsque vous l’avez trouvé, cliquez une fois sur l’icône avec le bouton gauche de la souris. Le système ouvre ensuite une fenêtre étiquetée <Insérer une pièce jointe>. Le menu déroulant en haut de cette fenêtre inclura le contenu de votre dossier <Mes documents>. Si le fichier désiré figure dans la liste, votre tâche sera facilitée. Il vous suffit de cliquer une fois sur le nom du fichier désiré avec le bouton gauche de la souris puis de cliquer de nouveau de la même manière sur le bouton <Pièce jointe>. Si votre fichier ne figure pas dans la liste des fichiers du dossier <Mes documents>, vous devez alors le trouver. Cliquez une fois dans le menu déroulant en haut de la fenêtre. Le système ouvre le menu dans lequel figure la liste des composantes de votre ordinateur (Bureau, dossier Porte‑documents, et autres zones). Cliquez une fois sur la composante désirée et le système en affiche le contenu dans la fenêtre, sous le menu. Trouvez le fichier que vous désirez, cliquez une fois sur son nom avec le bouton gauche de la souris puis cliquez sur le bouton <Pièce jointe> de la même manière. Le fichier que vous avez sélectionné figure maintenant dans la boîte <Pièce jointe> immédiatement au‑dessus de votre message de manière à vous permettre de voir les fichiers que vous joignez. Cliquez une fois sur <Envoyer> avec le bouton gauche de la souris. Le système envoie ensuite le message avec votre fichier joint.
Courrier électronique : configuration des « priorités » - Outlook Express et Netscape Parfois, vous devez indiquer très clairement que le courriel que vous envoyez est extrêmement important. À cette fin, vous pouvez accorder à votre courriel la priorité <Élevée>. Outlook Express et Netscape Messenger vous permettent tous les deux de rapidement étiqueter vos courriels afin d’indiquer à la destinataire la mesure dans laquelle ils sont importants. Si vous utilisez Netscape Messenger, cliquez une fois sur le bouton <New Msg> pour ouvrir une nouvelle fenêtre de message. À la droite de la case <Subject>, se trouve un menu déroulant étiqueté <Priority>. Cliquez une fois sur ce menu et le système affiche la liste des paramètres possibles de priorité. Les paramètres vont de <lowest> à <highest>. Sélectionnez la priorité désirée puis rédigez et envoyez votre courriel comme à l’habitude. Si vous utilisez Outlook Express, ouvrez une nouvelle fenêtre de message. Dans la barre d’outils en haut de la fenêtre se trouve une boîte étiquetée <Priorité>. Cliquez une fois dans cette boîte et vous pourrez indiquer que votre message a une priorité élevée ou faible. Lorsque la destinataire reçoit le courriel, celui‑ci contient des symboles qui en indiquent l’urgence (par exemple, le courrier à priorité élevée est indiqué par un point d’exclamation rouge dans Outlook Express et un courrier de faible priorité, par une flèche bleue).
Exporter votre carnet d’adresses électroniques - Outlook et Netscape C’est une bonne idée de sauvegarder votre carnet d’adresses électroniques, soit sous forme d’imprimé, de fichier sauvegardé sur disquette, ou les deux. Netscape Messenger et Outlook Express vous permettent de sauvegarder vos carnets d’adresses de manières légèrement différentes, bien que le résultat soit le même. Pour exporter un carnet d’adresses dans Outlook Express, ouvrez Express et cliquez une fois dans le menu avec le bouton gauche de la souris. Effectuez un survol du pointeur de la souris sur l’option puis cliquez une fois dans le menu latéral. Le système ouvre la fenêtre <Outil d’exportation du carnet>. Cliquez une fois sur l’option <Fichier texte> puis cliquez une fois sur le bouton <Exporter>. Lorsque le système affiche la fenêtre <Exportation CSV>, cliquez une fois sur le bouton <Parcourir> pour ouvrir l’écran <Enregistrer sous>. Utilisez cet écran pour sélectionner où vous voulez exporter votre carnet d’adresses pour le conserver. Au bas de l’écran se trouve le menu déroulant <Type de fichier>. Si vous sauvegardez le carnet d’adresses en utilisant l’option <Valeurs séparées par une virgule>, ou fichier <.csv>, vous pourrez l’ouvrir avec Excel, qui est excellent pour produire des imprimés. Vous pouvez également choisir de sauvegarder le fichier sous forme de fichier .text, que vous pourrez ouvrir avec Notepad et qui est plus facile à utiliser pour réimporter des données dans Outlook Express. Cliquez une fois sur <Enregistrer sous> lorsque vous êtes prête. De retour à la fenêtre <Exportation CSV>, le système affiche un menu de champs de carnet d’adresses (un <champ> est simplement un type particulier d’information, telle une adresse électronique ou un nom de contact). Indiquez les champs que vous désirez exporter en cliquant une fois dans les petites boîtes à la gauche de chacun. Chaque case sélectionnée inclura un marqueur. Cliquez une fois sur <Terminer> lorsque vous avez terminé Votre carnet d’adresses sera maintenant sauvegardé à l’endroit que vous avez précisé. En ouvrant le fichier .csv ou .text, vous serez en mesure d’en imprimer le contenu. Je favorise l’utilisation de fichiers .csv pour les imprimés et des fichiers textes pour le cas où je prévois les réimporter dans Messenger. Netscape Messenger fonctionne relativement de la même manière. Cliquez une fois dans le menu déroulant <Communicator> puis sur l’entrée <Carnet d’adresses> avec le bouton gauche de la souris. Le système ouvre le <Carnet d’adresses>. Cliquez une fois sur le menu <Fichier>. Ensuite, cliquez une fois sur l’option <Exporter>. Le système ouvre l’écran <Export As>. Utilisez cet écran pour sélectionner où vous désirez exporter les fichiers. Utilisez le menu <save as type> au bas de l’écran et sélectionnez soit <Comma Separated> (qui permet de sauvegarder le carnet d’adresses en format Excel) ou <Tab Delimited> (qui permet de sauvegarder le fichier en format texte). Cliquez une fois sur <Enregistrer> lorsque vous avez terminé.
S’abonner à des groupes de discussion - Outlook et Netscape Il n’y a pas de limite aux applications personnelles et professionnelles que vous pouvez trouver dans les groupes de discussion auxquels vous pouvez vous abonner. Outlook et Netscape Messenger peuvent repérer ces groupes et y accéder d’une manière relativement similaire. Connectez‑vous à Internet et ouvrez votre système de courrier électronique (j’utilise Outlook comme exemple). Dans votre liste de dossiers, il devrait y avoir un dossier étiqueté <Discussions>, <Compte de discussion>, ou quelque chose du genre. Cliquez deux fois sur ce dossier avec le bouton gauche de la souris pour l’ouvrir. Si vous ne vous étiez pas abonnée antérieurement à un groupe de discussion, le système vous demandera si vous désirez consulter la liste des groupes disponibles. Cliquez une fois sur <Oui> et votre ordinateur crée la liste de tous les groupes de discussion disponibles dans votre serveur (vous voudrez probablement aller chercher un café ou un jus puisque cette procédure peut prendre un certain temps!). Une fois que votre ordinateur a compilé la liste des groupes, vous pouvez effectuer une recherche pour identifier ceux qui vous intéressent. Dans la case étiquetée <Afficher les groupes de discussion qui contiennent>, tapez un mot clé et appuyez sur <Enter>. Le système produit la liste de tous les groupes de discussion qui contiennent ce mot. Si vous repérez un groupe auquel vous désirez vous abonner, cliquez une fois sur son nom puis sur <S’abonner>. Lorsque vous vous êtes abonnée aux groupes de discussion désirés, cliquez une fois sur <OK>. Chaque groupe figurera sous forme de dossier dans votre dossier <Compte de groupe de discussion>. Pour afficher les nouveaux messages, il suffit de cliquer deux fois sur le groupe désiré. Le système affiche la liste des nouveaux messages et vous pouvez ouvrir chaque message individuel en cliquant deux fois sur son entrée comme vous le feriez pour un courriel ordinaire. En haut de l’écran, il devrait y avoir deux boutons : <Nouvelle publication> et <Répondre au groupe de discussion>. Le bouton <Nouvelle publication> vous permet de publier des messages dans le groupe de discussion de la même manière que si vous utilisiez le courrier électronique. Le bouton <Répondre au groupe de discussion> vous permet de répondre à n’importe quel message que vous avez ouvert.
Ajouter des signatures - Outlook Express et Netscape Mail L’ajout de signatures (élément de texte qui figure au bas de votre courriel) dans Netscape Messenger ou Outlook Express n’est pas difficile; toutefois, les deux programmes utilisent des méthodes totalement différentes. Commençons par Outlook Express. Ouvrez le logiciel et dans le menu <Outils> sélectionnez <Options>. Le système ouvre la fenêtre <Options>. Sélectionnez l’onglet Signature en haut de la fenêtre et lorsque l’onglet est à l’avant‑plan, cliquez sur <Nouveau>. Vous pouvez maintenant taper la signature que vous désirez dans la boîte <Modifier la signature>. En haut de la fenêtre se trouve la boîte <Paramètres de signature>. Sélectionnez la case <Ajouter des signatures à tous les messages sortants>. Ensuite, sélectionnez <Appliquer> pour sauvegarder vos modifications puis cliquez sur <OK>. À compter de maintenant, votre signature figurera au bas de chaque nouveau message que vous envoyez. C’est de cette façon que vous configurez l’option de signatures dans Outlook Express. Netscape utilise une approche légèrement différente. Vous devez d’abord créer un fichier de signature — fichier <Notepad ou texte> qui contient votre signature. Tapez ce que vous voulez qui figure en guise de signature dans Notepad puis sauvegardez le fichier. Ensuite, ouvrez Netscape Messenger. Sélectionnez le menu déroulant <Edit> en haut de l’écran. Puis sélectionnez (au bas du menu) l’option <Préférences>. Le système ouvre la fenêtre <Préférences>. Dans cette fenêtre, il y a une boîte étiquetée <Catégorie>. Sélectionnez <Mail & Newsgroups>. Cela permet d’accéder à une suite d’autres options. En haut de la nouvelle liste se trouve l’option <Identité>. Sélectionnez‑la. À la droite de la boîte <Catégorie> figurent les options d’<Identité>. Dans la zone marquée <Signature File>, tapez l’emplacement du fichier texte ou Notepad que vous venez de créer (ou vous pouvez utiliser l’option <Choose> pour repérer le fichier dont vous avez besoin). Pour terminer, cliquez sur <OK>. Désormais, votre fichier de signature figurera au bas de tous les nouveaux messages que vous rédigez.
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