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Outlook – Conseils MS Outlook 2000 : Conseils techniques rapides #44 - 59
44. Codage couleur Avez‑vous déjà manqué un message important parce qu’il s’était perdu parmi d’autres non importants? Pourquoi ne pas configurer Outlook pour afficher dans une couleur qui attire votre attention sur les messages de certaines personnes? Voici comment procéder : - Sélectionnez un message de la personne (par exemple votre patronne). - Cliquez sur le bouton Organiser. - Sélectionnez En utilisant les couleurs. - Sélectionnez la couleur désirée. - Cliquez sur Appliquer la couleur.
Aimeriez‑vous créer votre propre papier à lettres? Outlook vous permet de le faire à partir du début ou de personnaliser n’importe lequel des modèles existants. Voici comment procéder : - Choisissez Outils, Options. - Cliquez sur l’onglet Format du courrier. - Cliquez sur Sélecteur de papier à lettres, puis cliquez sur Nouveau. - Tapez un nom pour votre nouveau papier à lettres. - Sélectionnez Démarrer avec un papier à lettres vide. - Cliquez sur Suivant. - Choisissez la police et le fond désirés. - Cliquez deux fois sur OK. Ensuite, votre nouveau papier à lettres sera inclus dans la boîte Utiliser ce papier à lettres par défaut. Pour l’utiliser, sélectionnez‑le et cliquez sur OK. ~~~~~
Il est parfois pratique de consulter votre calendrier pour vous rappeler d’événements annuels imminents tels la fête des mère, la fête des pères, votre anniversaire ou celle de votre meilleure amie (oups, c’était le mois passé?). Si vous n’oubliez pas d’entrer dans votre Calendrier Outlook les dates d’anniversaire et de naissance importantes, vous pouvez les rappeler et les consulter rapidement à n’importe quel moment en choisissant Affichage, Affichage actuel, Événements annuels. Les événements annuels contiennent la liste des événements qui durent au moins une journée complète et qui reviennent à la même date chaque année. Si vous désirez séparer votre liste d’anniversaires des 14 conférences et réunions générales annuelles, vous pouvez filtrer la liste plus en détail en effectuant les étapes suivantes : 1. Dans la vue Événements annuels, choisissez Affichage, Affichage actuel, Personnaliser l’affichage en cours. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé, cliquez sur le bouton Filtrer. 3. Dans l’onglet Rendez‑vous et réunions, tapez la date de naissance dans la boîte de texte Rechercher. 4. Cliquez sur l’onglet Avancés. 5. Dans la section Définition de critères supplémentaires, cliquez sur le bouton Champ. 6. Choisissez Tous les champs Rendez‑vous, Périodicité. 7. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez Annuelle. 8. Cliquez sur Ajouter à la liste. 9. Cliquez deux fois sur OK pour retourner à Outlook. Voilà! Le système affiche la liste des anniversaires de toutes les personnes concernées pour l’année à venir. ~~~~~
Saviez‑vous que vous pouviez facilement modifier les intervalles des rendez‑vous dans votre calendrier? Voici comment procéder : - Sélectionnez le dossier Calendrier. - Cliquez avec le bouton droit sur la Barre de temps. - Sélectionnez la durée désirée. ~~~~~
La vue Calendrier standard de Outlook affiche le mois actuel et le mois suivant. Mais peut‑être désirez‑vous avoir un aperçu des mois futurs. Utilisez simplement la commande Atteindre la date. - Choisissez Affichage, Aller à, Atteindre la date. - Sélectionnez la date à laquelle vous voulez accéder. - Cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher le calendrier du mois. - Cliquez sur OK et le calendrier affiche la date que vous avez choisie. ~~~~~
Saviez‑vous que Outlook pouvait supprimer automatiquement les vieux fichiers? Voici comment procéder : - Cliquez avec le bouton droit sur le dossier qui contient les vieux éléments. - Sélectionnez Propriétés. - Sélectionnez l’onglet Autoarchivage. - Cochez l’option Effacer les éléments plus anciens que. - Tapez un nombre de mois (fréquence de l’archivage). - Sélectionnez Supprimer définitivement les anciens éléments. - Choisissez Appliquer. - Choisissez OK. ~~~~~
Voici comment vous pouvez vider automatiquement les éléments supprimés de votre dossier : - Sélectionnez Outils, Options. - Sélectionnez l’onglet Autre. - Cochez la case Vider le dossier Éléments supprimés en quittant. - Cochez la case Afficher un avertissement avant de supprimer définitivement les éléments, pour afficher une confirmation avant de supprimer l’élément. ~~~~~
Vous pouvez imprimer le texte d’un message que vous lisez dans Outlook en cliquant sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils. Le bouton Imprimer envoie votre message directement à l’imprimante avant d’ouvrir une boîte de dialogue Impression dans laquelle on vous offre certains choix, p. ex., le nombre de copies désirées ou le type de papier à utiliser, ou quelle imprimante utiliser (si vous utilisez un réseau doté de plusieurs imprimantes). Pour voir la gamme de choix que le système vous offre avant d’imprimer, choisissez Fichier, Imprimer (ou appuyez sur les touches Ctrl+P). Les principes d’impression sont les mêmes dans tous les modules de Outlook. ~~~~~
Voici quelques raccourcis rapides qui permettent d’obtenir différents affichages de votre Calendrier. Dans le Calendrier de Outlook, effectuez ce qui suit : -
Appuyez sur les touches ALT+SIGNE MOINS (-) pour afficher la semaine
actuelle. ~~~~~
Dans le menu Affichage, Affichage actuel du Calendrier de Outlook, vous trouverez les deux options Affichage Jour/Semaine/Mois et Jour/Semaine/Mois avec aperçu partiel. Ces deux choix sont identiques, sauf que le deuxième permet d’afficher la première ligne de la description d’un événement lorsque vous placez le pointeur de la souris sur l’élément. Vous pouvez sélectionner n’importe quel choix standard de jour, de semaine de travail, de semaine ou de mois lorsque vous choisissez l’affichage Jour/Semaine/Mois avec aperçu partiel. La procédure de navigation est la même, que vous choisissiez Aperçu partiel ou non. En choisissant l’affichage Jour/Semaine/Mois avec aperçu partiel, il est un peu plus facile de repérer des éléments particuliers puisque vous n’êtes pas obligée d’ouvrir chaque événement pour en obtenir une brève description. ~~~~~
Pour que Outlook effectue une vérification orthographique de chaque message que vous envoyez, effectuez ce qui suit : - Sélectionnez Outils, Options. - Sélectionnez l’onglet Orthographe. - Sélectionnez Toujours vérifier l’orthographe avant l’envoi. - Cliquez sur OK. ~~~~~
Vous êtes‑vous déjà perdue en consultant des dates dans le futur pendant l’affichage de votre calendrier? Voici une façon rapide et facile de revenir à la date actuelle. Dans l’affichage Jour/Semaine/Mois du calendrier, cliquez simplement sur le bouton Atteindre la date dans la barre d’outils standard. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit dans le volet Rendez‑vous puis choisir Atteindre la date dans le menu de raccourci. ~~~~~
Voici un truc intéressant pour afficher l’heure des rendez‑vous sous forme d’horloges miniatures dans l’affichage Hebdomadaire ou Mensuel : - Sélectionnez le dossier Calendrier. - Sélectionnez Affichage, Affichage actuel, Personnaliser l’affichage en cours. - Cliquez sur Autres paramètres. - Sous Semaine et (ou) Mois, sélectionnez Afficher l’heure dans une horloge. - Cliquez deux fois sur OK. ~~~~~
Vous désirez fixer un rendez‑vous en utilisant l’information que vous venez de recevoir dans un courriel? Voici comment procéder : - Cliquez sur le message. - Traînez le message dans le calendrier sur la Barre Outlook ou dans la Liste des dossiers. - Le système affiche en incrustation une nouvelle fenêtre de rendez‑vous pour la date actuelle. - L’objet du message figure sur la ligne d’objet du rendez‑vous. - Le texte du courriel s’affiche dans la fenêtre Rendez‑vous. - Réglez l’heure et la date. - Sauvegardez votre rendez‑vous. ~~~~~
Saviez‑vous que vous pouviez facilement ajouter un fond de couleur à vos courriels? Rédigez d’abord un nouveau message. Ensuite, sélectionnez Format, Arrière‑plan, Couleur. Puis, choisissez une couleur dans le menu qui s’affiche. Ou bien, vous pouvez également choisir Format, Arrière‑plan, Image, pour insérer une image comme fond de votre message. ~~~~~
Voici un moyen facile d’envoyer un document joint à votre courriel. Créez simplement un nouveau message et remplissez les champs À et Objet. Rédigez un message que vous désirez envoyer puis cliquez sur le bouton Insérer un fichier dans la fenêtre de message de la barre d’outils standard. Vous pouvez également choisir Insérer, Fichier. Dans la boîte Rechercher dans, naviguez vers le dossier où est sauvegardé le fichier désiré -- par exemple, Mes documents. Sélectionnez le fichier puis cliquez sur Insérer. Enfin, cliquez sur OK. Le système affiche le fichier sous forme d’icône dans le message. ~~~~~ Aller
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