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Outlook – Conseils MS Outlook 2000 : Conseils techniques rapides #60 - 70
60. Créer des rendez‑vous avec facilité Saviez‑vous qu’il y a plusieurs façons de créer un nouveau rendez‑vous? Utilisez simplement celle qui vous convient. Accédez à la date pour laquelle vous désirez créer un rendez‑vous. Avec la souris, cliquez sur l’heure de début et traînez‑la vers le bas sur l’heure de fin puis tapez un nom pour le rendez‑vous. Ensuite, cliquez n’importe où à l’extérieur de la boîte de rendez‑vous ou appuyez sur Enter. Vous pouvez également appuyer sur les touches Ctrl‑N pendant l’affichage du Calendrier. ~~~~~~~
Si vous désirez envoyer une copie d’un message à quelqu’un sans que les autres destinataires en aient connaissance, utilisez le champ Cci : (copie carbone invisible) plutôt que le champ Cc : ou À :. Le système envoie une copie du message à chaque personne dont le nom figure dans le champ Cci :; toutefois, la personne dont le nom figure dans les champs À : et Cc : ne verra pas les noms des destinataires qui figurent dans le champ Cci :. Si le champ Cci : ne figure pas dans la fenêtre Nouveau message, choisissez Affichage, Cci pour activer ce champ facultatif. ~~~~~
Si vous avez repéré un groupe de discussion intéressant, vous voudrez probablement effectuer une mise à jour des en‑têtes de message de ce groupe à une fréquence suffisante pour être en mesure de voir les nouveaux messages qui ont été publiés. Vous pouvez utiliser Outlook Newsreader pour synchroniser (mettre à jour) automatiquement les groupes de discussion auxquels vous vous êtes abonnée. 1. Cliquez sur le dossier du serveur de groupe de discussion dans la liste de dossiers Outlook Newsreader. 2. Pour modifier les paramètres de synchronisation d’un groupe de discussion, sélectionnez le groupe puis cliquez sur le bouton Paramètres. 3. Choisissez la méthode de mise à jour des messages de ce groupe de discussion. 4. Cliquez sur le bouton Sync Account Now pour mettre à jour chacun des abonnements de vos groupes de discussion en fonction des paramètres que vous avez sélectionnés. Si vous n’êtes pas branchée à Internet actuellement, vous devrez répondre à des questions du système pour vous brancher. ~~~~~
Vous envoyez un courriel de joyeux anniversaire? Ou peut‑être devez‑vous offrir vos félicitations à quelqu’un? Rédigez le message en utilisant du papier à lettres! Lorsque vous utilisez le format de message HTML de Microsoft Outlook(R) 2000, vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles de papier à lettres pour envoyer les souhaits ou les annonces que vous désirez transmettre, ou même pour produire vos courriels quotidiens. Selon le papier à lettres que vous choisissez, Outlook offre des polices de caractères, des images et des couleurs de fond appropriées à votre message. Voici comment créer un message en utilisant le papier à lettres : - Cliquez sur Boîte de réception. - Dans le menu Actions, pointez sur Nouveau message en utilisant. - Cliquez sur Davantage de papier à lettres. - Cliquez sur le papier à lettres qui vous convient. ~~~~~
Vous savez probablement déjà que les organisations qui vendent des adresses électroniques utilisent des programmes informatiques pour balayer les pages Web et les groupes de discussion pour recueillir des adresses. Donc, si vous affichez une adresse électronique sur une page Web ou si vous participez à des groupes de discussion, votre adresse aboutira fort probablement dans la liste de diffusion de pourriels de quelqu’un. Pour éviter ce problème, altérez simplement votre adresse électronique de manière à tromper les programmes de recherche sans créer de confusion chez les utilisatrices. Par exemple, si votre adresse électronique est nicole@danger.com, modifiez‑la pour nicoleAUCUNPOURRIEL@danger.com. La majorité des utilisatrices sauront qu’il faut supprimer le mot AUCUNPOURRIEL de l’adresse avant de l’utiliser, mais les programmes de recherche pirates ne seront pas en mesure de le faire! ~~~~~
Un des plus sérieux problèmes auxquels vous êtes susceptible d’être confrontée dans les groupes de discussion est celui de la non‑pertinence de nombreux messages par rapport au sujet du groupe. Vous pouvez voir des messages qui vous proposent des stratagèmes pour vous enrichir rapidement, des annonces de sites Web offrant de la pornographie, de faux conseils sur les opérations boursières, et plusieurs autres messages qui n’ont rien à voir avec le sujet du groupe. Cela rend difficile la capacité de trier les messages et de repérer ceux que vous désirez réellement. Outlook Newsreader offre plusieurs façons de filtrer les messages de groupe de discussion. Vous pouvez créer un filtre rapide qui ne fait que supprimer les messages reçus de certains participants. Vous pouvez également créer un filtre plus complexe qui traite les messages selon le contexte. Toutefois, vous devez être consciente qu’il est impossible de créer quelque règle de filtrage que ce soit qui puisse bloquer à 100 pour cent tous les messages que vous pouvez trouver offensants. Faites preuve de bon sens et réalisez que si vous êtes vraiment offensée par la nature de messages offerts dans certains groupes de discussion, il est préférable de vous abstenir d’y participer. ~~~~~
Vous désirez archiver vos données de Outlook mais vous ne possédez pas de graveur CD? Normalement, un fichier .pst est beaucoup trop volumineux pour tenir sur une seule disquette. Si vous désirez effectuer une sauvegarde manuelle de votre fichier .pst au complet sur plusieurs disquettes, utilisez un programme utilitaire de séparation ou de compression de fichier tel WinZip. ~~~~~
Outlook utilise le produit Newsgroup Reader de Outlook Express pour vous permettre d’accéder aux groupes de discussion. Vous pouvez l’utiliser sans remarquer une trop grande différence, si ce n’est qu’un deuxième programme fonctionnera en parallèle avec Outlook. Tout comme vous devez préciser le serveur de courrier électronique auquel Outlook doit accéder pour envoyer et recevoir des courriels, vous devez indiquer au logiciel le serveur de groupes de discussion auquel il doit accéder pour obtenir les groupes. Votre FSI vous fournira cette information. Le serveur dont vous avez besoin sera désigné soit du nom de serveur de groupes de discussion ou de serveur NNTP, deux appellations similaires. L’abonnement à des groupes de discussion vous offre un avantage important -- vous n’avez pas à rechercher parmi des milliers de groupes pour trouver ceux qui vous intéressent. Lorsque vous vous abonnez à un groupe, celui‑ci figure dans votre liste de dossiers de Outlook Newsreader. Vous pouvez accéder directement à ce groupe en le sélectionnant dans la liste. ~~~~~
Outlook conserve normalement tous les messages envoyés dans votre dossier Éléments envoyés; toutefois, vous pouvez désactiver cette option si vous n’avez pas besoin de conserver des copies de tout ce que vous envoyez. Toutefois, présumons que vous êtes subitement chargée d’un projet important et que vous devez réactiver cette fonction de nouveau. Suivez les étapes ci‑dessous pour conserver automatiquement les messages que vous avez envoyés : 1.Choisissez Outils, Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options. 2.Cliquez sur le bouton Options de la messagerie. 3.Cochez l’option Enregistrer une copie des messages dans Éléments envoyés. 4.Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options. Il peut s’avérer très utile d’avoir en votre possession des copies des messages que vous avez envoyés lorsque votre patronne vous demande une copie d’un message urgent envoyé la semaine dernière et qu’elle a supprimé accidentellement. Vous pouvez également simplement utiliser ces copies à des fins d’archivage et pour vous assurer que vous n’avez effectivement pas oublié d’envoyer un message urgent la semaine précédente. ~~~~~
Avez‑vous jamais reçu un pourriel qui incluait des instructions vous invitant à choisir l’option « supprimer » sur la ligne d’objet pour ne plus figurer dans la liste d’adresses pour vous rendre compte, après l’avoir utilisée, que vous CONTINUEZ de recevoir des pourriels de cette même adresse? Que se passe‑t‑il? De fait, plusieurs diffuseurs de pourriel astucieux utilisent les instructions de « suppression » pour vous inciter à envoyer un courriel qui CONFIRME que leur pourriel a bien été reçu à l’adresse précisée. Donc, à l’avenir, contentez‑vous de supprimer ces messages sans y répondre. Il est fort probable que l’émetteur de ces pourriels cessera de vous les envoyer! ~~~~~
Utilisez HTML comme format de message dans Outlook 2000 pour ajouter des images fixes ou animées de votre disque rigide local, d’un réseau ou même d’Internet. Vous pouvez même ajouter une bordure et préciser l’emplacement de l’image dans le corps du message. Voici comment procéder : - Pendant que votre message HTML est ouvert, placez le point d’insertion dans le corps du message. - Dans le menu Insérer, cliquez sur Image. - Dans la boîte Image qui contient les différentes images, utilisez le bouton Parcourir pour repérer l’image que vous désirez utiliser (GIF ou JPEG). Nota : Vous pouvez modifier les paramètres après avoir fermé la boîte de dialogue en cliquant avec le bouton droit sur l’image puis sur Propriétés dans le menu de raccourci. ~~~~~
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