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MS Outlook 2000 : Conseils techniques rapides #71 - 80
71. Appuyer sur le bouton Répéter Après que vous avez indiqué à Outlook de vous avertir avec moultes indicateurs et rappels de l’arrivée de nouveaux messages, vous pouvez lui indiquer d’attendre quelques secondes de plus en appuyant sur le bouton Répéter lorsque le système affiche l’avertissement. 1. Si vous utilisez Outlook 2000, cliquez sur le menu déroulant « Rappelez‑moi dans ». Si vous utilisez Outlook 98, cliquez sur le menu déroulant « Cliquez sur Répéter pour obtenir un nouveau rappel » dans la boîte de dialogue Rappel. 2. Choisissez la durée pendant laquelle vous désirez reporter le rappel. 3. Cliquez sur le bouton Répéter (ou appuyez sur les touches Alt + S). ~~~~~~~
Pourquoi conserver de vieux courriels dont vous n’aurez jamais besoin? Ils ne font qu’occuper de l’espace disque précieux! Voici comment configurer Outlook 2000 pour supprimer ces messages automatiquement : * Sélectionnez le dossier qui contient les anciens éléments ou cliquez avec le bouton droit sur le dossier. * Sélectionnez Propriétés. * Choisissez l’onglet Autoarchivage. * Cochez la case près de Effacer les éléments plus anciens que. * Tapez un nombre de mois. * Sélectionnez Supprimer définitivement les anciens éléments. * Sélectionnez Appliquer. * Sélectionnez OK. ~~~~~
Vous devez indiquer au Journal de commencer à enregistrer tous les éléments et, heureusement, vous n’avez à le faire qu’une seule fois. Pour activer la fonction d’enregistrement automatique du Journal, suivez les étapes ci‑dessous : 1. Choisissez Outils, Options. 2. Sélectionnez le bouton Options du journal pour ouvrir la boîte de dialogue Options du journal. 3. Cochez les éléments et fichiers que vous désirez enregistrer automatiquement et les contacts pour lesquels vous désirez enregistrer l’information. 4. Sélectionnez OK. Une particularité du Journal est que vous ne pouvez cocher une case qui indique de tout enregistrer sur tous vos contacts (« Record everything about all my contacts »). Vous devez cocher le nom de chaque contact dans la boîte de dialogue Options du journal. Ou bien, vous pouvez cocher Enregistrer automatiquement les entrées pour ce contact dans l’onglet Journal du formulaire Contact lorsque vous créez chaque nouvelle entrée de contact. ~~~~~
Préservez la confidentialité de vos renseignements personnels! Lorsque vous envoyez à une amie de l’information dont vous désirez protéger la nature privée, rédigez votre message, sélectionnez Affichage, Options et utilisez le Critère de diffusion Personnel, Privé ou Confidentiel. Ensuite, envoyez votre message! ~~~~~
Outlook vous permet d’échanger de l’information de contact sous forme de cartes d’affaires électroniques désignées sous le nom de vCard. Un fichier vCard est une méthode standard d’échange de ce type de renseignements sur Internet. Outlook utilise des enregistrements dans le dossier Contacts pour créer des vCard. Si vous désirez créer un fichier vCard qui accompagne vos messages, vous devez commencer par créer un enregistrement de Contact pour vous‑même. Pour créer un fichier vCard à partir d’un enregistrement de Contact existant, suivez les étapes ci‑dessous : 1. Ouvrez le dossier Contacts de Outlook. 2. Sélectionnez l’enregistrement de Contact que vous désirez utiliser ou cliquez deux fois sur son nom. 3. Sélectionnez Fichier, Exporter vers le fichier vCard. 4. Tapez un nom de fichier dans la boîte de texte Nom de fichier. Normalement, vous voudrez utiliser le même nom que le nom de l’enregistrement de Contact; toutefois, vous pouvez utiliser un nom plus descriptif au besoin afin d’être en mesure d’identifier plus facilement le fichier vCard. 5. Choisissez le bouton Enregistrer pour enregistrer le fichier. 6. Sélectionnez le bouton Fermer pour fermer l’enregistrement de Contact. Ensuite, vous pouvez inclure le fichier vCard dans votre signature. Vous ne voudrez probablement pas inclure automatiquement ce fichier dans chaque nouveau message. Non seulement ce fichier accroît de beaucoup la taille de vos messages, mais il est également susceptible d’embêter les destinataires qui reçoivent des copies multiples du même fichier vCard chaque fois qu’ils reçoivent un de vos messages. Créez plutôt une signature distincte qui inclut votre fichier vCard puis utilisez cette signature avec discrétion plutôt que d’en faire votre signature par défaut. ~~~~~ 76. Le calendrier en un coup d’œil Saviez‑vous que vous pouviez imprimer un mois complet afin d’avoir un aperçu de votre calendrier en un coup d’œil? Cela vous évite d’allumer votre ordinateur uniquement pour savoir à quel endroit vous êtes censé vous trouver. Voici comment procéder : * Commencez par choisir Calendrier. * Sélectionnez Fichier, Imprimer. * Sélectionnez Mensuel dans la boîte Style d’impression. * Tapez le premier jour que vous désirez imprimer dans la boîte Début et le dernier jour, dans la boîte Fin. * Ensuite, choisissez OK pour imprimer. ~~~~~
Lorsque vous utilisez Word comme logiciel de rédaction de courrier électronique par défaut, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un mot mal orthographié pour obtenir la liste des corrections possibles. Choisissez simplement le mot qui convient! ~~~~~
Vous possédez un grand nombre de règles que vous n’utilisez pas? Débarrassez‑vous‑en! Dans la Boîte de réception, sélectionnez Outils, Assistant Gestion des messages. Dans la boîte « Appliquer les règles dans l’ordre suivant », sélectionnez la règle que vous désirez supprimer, choisissez Supprimer puis sélectionnez OK.
Saviez‑vous que Outlook peut effectuer une recherche des phrases couramment utilisées dans les courriels et transférer automatiquement les messages qui contiennent ces phrases dans votre dossier Éléments supprimés? Cette fonction vous permet de configurer facilement Outlook pour qu’il supprime les invitations non désirées, plus spécialement celles qui contiennent un langage vulgaire ou inapproprié. Voici comment procéder : - Dans la barre d’outils standard, sélectionnez Organiser. - Choisissez Courrier indésirable. - Dans chacune des premières listes, sélectionnez Déplacer pour les éléments de courrier indésirable et de contenu pour adultes. Lorsque vous sélectionnez Déplacer, la deuxième liste de chaque élément passera d’une liste de couleurs à une liste de destinations de dossier. - Vous pouvez conserver la destination par défaut (Courrier indésirable), choisir Éléments supprimés, ou sélectionner le dossier Autre et choisir ou créer un nouveau dossier. - Sélectionnez Activer pour activer la fonction. ~~~~~
Ce conseil concerne Outlook 98, 2000 et 2002. Dans la version Outlook normale, l’équivalent de groupe de messageries de Outlook Express est une liste de distribution personnelle. Après avoir créé une liste de distribution personnelle, vous pouvez envoyer un seul message et le faire parvenir à tous les membres de la liste simultanément. Pour envoyer un message aux personnes qui figurent dans votre liste de distribution personnelle, suivez les étapes ci‑dessous : 1. Choisissez Fichier, Nouveau, Message de courrier. (Ou appuyez sur les touches Alt, F, W, M.) 2. Choisissez le bouton À. Le système affiche la boîte de dialogue Choisir des noms qui inclut les noms de votre liste de contacts. 3. Sélectionnez Carnet d’adresses personnel dans la liste déroulante Afficher les noms de. Les noms de votre carnet d’adresses personnel figurent dans la fenêtre de gauche. Nota : Vous pouvez stocker une liste de distribution personnelle uniquement dans le carnet d’adresses personnel et non dans la liste des contacts. Si vous avez déjà créé une liste de distribution personnelle, celle‑ci figure en caractères gras dans votre carnet d’adresses personnel, précédée d’une icône à deux faces (avec toutes nos excuses à celles qui utilisent des lecteurs d’écran). 4. Sélectionnez le nom de la liste de distribution personnelle que vous désirez utiliser. 5. Choisissez le bouton À si vous acceptez que toutes les personnes puissent voir le nom des autres personnes qui figurent dans la liste. Cliquez sur le bouton Ci (copies invisibles) si vous ne voulez pas que chaque personne voit le nom des autres personnes de la liste. 6. Sélectionnez OK. Le système réaffiche le formulaire Nouveau message et affiche comme destinataire la liste que vous avez sélectionnée. ~~~~~
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