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MS Outlook 2000 : Conseils techniques rapides #81 - 90
81. Éviter les erreurs dans les règles Pour éviter des erreurs de frappe, créez des règles à partir d’un message. Ouvrez un message puis choisissez Créer une règle dans le menu Actions. Plusieurs conditions et exceptions seront remplies pour vous. Pour mettre à l’essai les règles nouvellement créées, sélectionnez « Exécuter cette règle maintenant » pour les messages qui figurent déjà dans la « Boîte de réception ».
Ce conseil s’applique à Outlook 98, 2000 et 2002. Vous pouvez contrôler de différentes façons l’apparence des messages que vous envoyez dans Outlook. Pour définir le format d’un message envoyé, vous effectuez des opérations similaires à la définition du format d’une réponse. 1. Choisissez Outils, Options (ou appuyez sur les touches Alt, T, O). Le système ouvre la boîte de dialogue Options. 2. Sélectionnez le bouton Options de messagerie (ou appuyez sur la touche M). Le système ouvre la boîte de dialogue Options de messagerie. 3. Sélectionnez le bouton de défilement (triangle) à la droite de la boîte Lors du transfert d’un message. Le système déroule un menu d’options. Ce menu inclut un choix de moins que la boîte Lors de la réponse à un message; toutefois, il fonctionne de la même manière et utilise le petit diagramme de format de page à la droite. 4. Choisissez le style que vous préférez utiliser pour envoyer des messages et cliquez sur OK. ~~~~~
Saviez‑vous que vous pouvez facilement configurer Outlook pour qu’il fasse le suivi des appels téléphoniques en utilisant la fonction Journal? - Allez au dossier Contacts et sélectionnez le contact que vous désirez appeler ou cliquez deux fois sur son nom. - Dans le menu Actions, choisissez Nouvelle entrée du journal pour un contact. - Lorsque vous commencez l’appel, choisissez le bouton Démarrer le minuteur. - Pendant que vous conversez, vous pouvez prendre des notes dans l’espace prévu de l’entrée de journal. - Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Interrompre le minuteur et enregistrez votre entrée.
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. N’oubliez pas que l’envoi de grandes pièces jointes peut parfois créer des problèmes de courrier électronique, plus particulièrement dans le cas de pièces jointes dont la taille est de 1 mégaoctet (1 Mo) ou plus. Prenez de plus petites bouchées : dans la mesure du possible, envoyez plusieurs petites pièces jointes plutôt qu’une seule grande pièce. Si vous ne pouvez subdiviser la grande pièce en plus petites sections, vous pouvez envisager d’en réduire la taille en utilisant un programme de compression de fichiers tel WinZip avant de l’annexer au message. Vous
pouvez télécharger WinZip gratuitement du site Web winzip.com à l’adresse
suivante :
Évitez les conditions et les exceptions qui enclenchent la recherche de mots dans le corps d’un message. Sauf dans le cas de courts messages, cette recherche peut demander beaucoup de temps. De plus, comme condition, il est préférable de sélectionner des mots particuliers dans l’adresse du destinataire ou de l’expéditeur plutôt que dans la liste de distribution. Il est plus rapide d’effectuer une recherche d’un nom ou d’un mot particulier dans les champs À ou De que d’effectuer la même recherche dans des listes de distribution. ~~~~~
Si vous recevez un courriel dans Outlook et que vous n’avez pas le temps d’y répondre immédiatement, vous pouvez facilement l’ajouter à votre calendrier et programmer une heure à laquelle vous serez en mesure de le faire. Voici comment procéder : - Traînez le message de votre Boîte de réception dans l’icône Calendrier de la barre de Outlook ou dans le dossier Calendrier. - Tapez la date et l’heure à laquelle vous désirez répondre et précisez toute autre option supplémentaire désirée. - Cliquez sur Enregistrer et fermer pour ajouter le rendez‑vous à votre calendrier. ~~~~~
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Tous les programmes de Microsoft Office reconnaissent automatiquement les adresses d’éléments dans Internet. Si vous tapez le nom d’une page Web, par exemple http://www.dawncanada.net ou http://dawn.thot.net, Outlook souligne l’adresse et l’affiche en bleu et lui donne ainsi l’apparence d’un lien hypertexte sur lequel vous cliquez pour passer d’une page à l’autre sur le Web. Cette capacité facilite l’envoi d’information concernant un site Web intéressant; il suffit de taper ou de copier l’adresse dans votre message. Si la destinataire utilise également Outlook, elle n’a qu’à cliquer sur le texte pour activer le navigateur et ouvrir la page que vous lui avez mentionnée dans votre message. ~~~~~
Faites attention et établissez un ordre d’exécution de vos règles. Par exemple, établissez leur ordre d’exécution en n’oubliant pas ce qui suit : les règles qui s’exécutent dans le serveur, tel un serveur Microsoft Exchange, s’exécutent toujours en premier, suivies des règles qui s’exécutent dans Outlook dans votre ordinateur. Pour éviter que plusieurs règles s’exécutent sur le même message, plus spécialement lorsque vous désirez éviter que la dernière règle d’une liste ait préséance lors de l’application de règles multiples, sélectionnez Arrêter de traiter plus de règles.
En plus d’utiliser les filtres intégrés de Outlook, vous pouvez créer des règles personnalisées pour filtrer des types particuliers de messages non désirés. Les règles personnalisées incluent des mots ou des phases supplémentaires qui ne sont pas inclus dans le fichier Filters.txt. Tout comme c’est le cas des filtres intégrés, vous pouvez indiquer, dans les règles que vous créez, de déplacer des messages de votre Boîte de réception dans le dossier de courrier indésirable, dans votre dossier Éléments supprimés, ou dans tout autre dossier que vous précisez. Dans le menu Outils, cliquez sur Assistant Gestion des messages et suivez les instructions affichées à l’écran. ~~~~~~
Voici comment vérifier votre courrier indésirable pour vous assurer de ne pas manquer une lettre importante. Dans la barre d’outils standard, choisissez Organiser. * Sélectionnez Courrier indésirable. * Sélectionnez la phrase soulignée. * Dans le deuxième élément avec puce, choisissez Modifier la liste des expéditeurs indésirables ou Modifier la liste des expéditeurs de contenu pour adultes. Vous pouvez maintenant examiner, modifier ou supprimer des entrées dans la liste ou en ajouter de nouvelles. ~~~~~
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