|
MS
Outlook – Conseils MS Outlook 2000 : Conseils techniques rapides #91 - 101
91. Archivage des courriels Êtes‑vous de celles qui haïssez supprimer vos vieux courriels? Peut‑être êtes-vous convaincue que vous aurez besoin d’une information critique qui se trouve dans l’un d’entre eux dès que vous les aurez supprimés. Voici comment archiver vos courriels pour libérer de l’espace SANS avoir à vous en débarrasser : –
Cliquez sur Fichier, Importer et exporter. ~~~~~
Dans Microsoft Outlook, une règle est un ensemble de conditions, d’actions et d’exceptions utilisées pour traiter et organiser automatiquement les messages et qui sont déclenchées par un événement. En apprenant à utiliser efficacement les règles, vous accroîtrez votre productivité et vous obtiendrez de l’aide pour éviter tout courrier indésirable. ~~~~~
Lorsque vient le moment de nettoyer leurs boîtes aux lettres, la plupart des gens ont de la difficulté à trouver puis à supprimer les messages qui consomment le plus d’espace, tels ceux qui incluent de volumineuses pièces jointes. Voici un moyen facile et rapide de débusquer les usurpateurs d’espace qui se cachent dans vos dossiers Outlook. * Dans le menu Outils, cliquez sur Recherche avancée puis cliquez sur l’onglet Autres choix. * Dans la boîte Rechercher, cliquez sur Messages. * Dans la liste Taille, cliquez sur le symbole plus grand que et tapez un nombre, par exemple 800. * Sélectionnez les autres options de recherche désirées puis cliquez sur Rechercher. ~~~~~
Microsoft Outlook permet l’utilisation de vCard, norme d’Internet pour la création et le partage de cartes d’affaires virtuelles. En ajoutant un fichier vCard à votre signature de courrier électronique, vous pouvez inclure de l’information de contact sur votre entreprise dans chaque courriel que vous envoyez. Voici comment procéder : * Dans le menu Outils, cliquez sur Options puis sur l’onglet Format du courrier. * Sous Signature, cliquez sur Signatures puis sur Nouveau. * Sélectionnez les options que vous désirez puis cliquez sur Suivant. * Dans les options vCard sélectionnez un fichier vCard dans la liste ou cliquez sur Nouvelle carte de visite (vCard) du contact. ~~~~~
Garder la durée des rendez‑vous à moins de 30 minutes avec Outlook. Lorsque vous utilisez la méthode glisser‑déposer pour modifier la durée des rendez‑vous dans le Calendrier de Outlook, vous ne pouvez faire débuter et se terminer les rendez‑vous qu’aux heures et aux 30 minutes. Si vous avez des rendez‑vous dont vous désirez qu’ils commencent et se terminent à d’autres moments, vous devez ouvrir le rendez‑vous et taper les heures désirées, comme vous le feriez lorsque vous créez le rendez‑vous la première fois, c’est‑à‑dire comme suit : 1. Cliquez deux fois sur le rendez‑vous. 2. Pour modifier l’heure de début du rendez‑vous, cliquez sur la boîte Début et tapez l’heure désirée. 3. Pour modifier l’heure de fin du rendez‑vous, cliquez sur la boîte Fin et tapez l’heure désirée. Vous pouvez également modifier n’importe quel autre détail concernant le rendez‑vous pendant l’affichage du formulaire Rendez‑vous. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer (ou appuyez sur la touche Alt+S). ~~~~~
Déferlements de courriels. Il y a une bonne et une mauvaise nouvelles concernant les courriels. La bonne nouvelle est que les courriels sont gratuits; vous pouvez en envoyer autant que vous le désirez à un coût virtuellement nul. La mauvaise nouvelle est que les courriels sont gratuits; n’importe qui peut facilement vous envoyer plus de messages que vous ne pouvez en lire. Sous peu, vous aurez besoin d’aide pour les trier et identifier ceux qui requièrent une attention immédiate. Outlook offre certains outils pratiques pour traiter l’inondation d’éléments qui finissent par s’introduire dans votre Boîte de réception. Vous pouvez créer des dossiers distincts pour classer votre courrier et utiliser la fonction d’affichage de Outlook pour vous aider à découper et trancher vos messages d’arrivée pour en faire des groupes gérables. ~~~~~
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Si vous utilisez Outlook pour envoyer du courrier à des services en ligne, tel Microsoft Network ou CompuServe, ou par l’entremise d’un fournisseur de services Internet (FSI) auquel vous accédez par ligne téléphonique, vos messages sont stockés dans la Boîte d’envoi jusqu’à ce que vous choisissiez les options Outils, Envoyer/recevoir, Tous les comptes (ou que vous appuyiez sur F5), ou jusqu’à ce que vous cliquiez sur le bouton Envoyer/recevoir dans la barre d’outils. Vos messages sont ensuite acheminés vers votre service en ligne puis envoyés à votre destinataire. ~~~~~
Lorsque vous recevez un message Outlook qui contient plusieurs fichiers joints, vous n’êtes pas tenue d’ouvrir le message et de sauvegarder chaque fichier séparément. Vous pouvez sauvegarder des pièces jointes multiples dans un même emplacement en une seule étape. Voici comment procéder : * Cliquez sur Enregistrer les pièces jointes dans le menu Fichier. * Lorsque le système affiche la boîte de dialogue Enregistrer toutes les pièces jointes, cliquez sur OK. * Ensuite, sélectionnez le dossier où vous désirez enregistrer les fichiers puis cliquez sur OK.
Vous pouvez insérer une adresse à partir de votre liste de contacts de Outlook dans un document Word, par exemple une invitation à une soirée de vacances, en cliquant sur un seul bouton. Malheureusement, Microsoft n’a pas placé ce bouton sur la barre d’outils de Word et vous devez donc l’ajouter. Pour ajouter le bouton Carnet d’adresses dans la barre d’outils de Word, suivez les étapes ci‑dessous : 1. Ouvrez MS Word et choisissez Outils, Personnaliser, pour ouvrir la boîte de dialogue Personnaliser. 2. Cliquez sur l’onglet Commandes pour afficher la liste des commandes disponibles. 3. Cliquez sur Insérer dans la boîte Catégories pour afficher la liste des commandes Insérer dans la liste des commandes du côté droit de l’écran. 4. Faites défiler l’écran jusqu’aux mots Carnet d’adresses, vers la fin de la boîte de liste de commandes. 5. Traînez l’icône Carnet d’adresses vers le haut dans la barre d’outils de Word. L’icône s’ajoute aux autres icônes de la barre d’outils.
Le Calendrier de Outlook affiche des dates consécutives, habituellement dans un affichage hebdomadaire ou mensuel. Toutefois, il est parfois utile d’afficher plusieurs dates non consécutives (mais importantes) pour les consulter simultanément. - Sur le côté droit de la fenêtre du Navigateur de dates cliquez sur la première date que vous désirez afficher. - Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, cliquez sur d’autres dates que vous désirez afficher. ~~~~~
La majeure partie de l’écran de Outlook, dans le coin inférieur droit, est occupée par l’afficheur d’information. Tout ce que vous demandez à Outlook s’affiche dans cet espace : *
dates de votre Calendrier; La barre de Outlook est le rectangle à la gauche de l’écran qui contient les icônes de raccourci vers les différentes fonctions du logiciel. Étonnamment, vous pouvez traîner des éléments de l’afficheur d’information dans les icônes de la barre de Outlook pour créer de nouveaux types d’éléments pour l’information que vous possédez déjà. Après que vous avez déposé un élément d’un module de Outlook dans un autre, Outlook transforme l’information et la rend utile d’une toute autre façon. Par exemple, un courriel peut devenir une entrée dans le Journal, et vice versa. ~~~~~
|
