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Outlook – Conseils MS Outlook 2002 : Conseils techniques rapides #1 - 10
1. Enregistrer des messages instantanés La messagerie instantanée est une fonction relativement nouvelle offerte par Outlook 2002. Cette fonction vous permet de clavarder avec votre correspondante, presque comme si vour conversiez réellement. Si vous avez une discussion sur un sujet important, vous voudrez conserver une copie de la conversation. Pendant l’affichage de la fenêtre de message, sélectionnez simplement le thème du message au complet et copiez-le dans un autre document. Certaines peuvent préférer copier le thème dans un document Word; toutefois, si vous le copiez dans un courriel de Outlook, vous trouverez ce format plus pratique. Par exemple, vous possédiez peut-être déjà un dossier de courriels échangés sur ce sujet lorsque vous êtes passé en mode de message instantané et vous pourrez alors simplement ajouter ces conversations aux autres documents dans le dossier. ~~~~~
Certains nouveaux serveurs de groupes de discussion peuvent imposer une limite (disons, 1 Mo) à la taille des messages publiés et, ainsi, vous empêcher d’envoyer de gros fichiers qui encombrent le réseau. Heureusement, Outlook 2002 vous permet de transmettre de plus long messages. Cette technique évoluée fragmente un long message en éléments de plus petite taille lors de la transmission sur Internet puis les réassemble à l’arrivée. Voici comment activer cette fonction : 1. Dans l’affichage principal de Outlook, chosissez Outils, Comptes. 2. Sélectionnez l’onglet Groupe de discussion et cliquez sur le bouton Propriétés. 3. Sélectionnez l’onglet Avancés. 4. Dans la section Publication de la boîte de dialogue Avancés, sélectionnez Break apart messages larger than, et tapez la taille appropriée en kilo-octets. 5. Choisissez Appliquer. ~~~~~
Il est possible d’échanger des courriels avec plusieurs adresses électroniques dans Outlook et Outlook Express. Vous possédez peut-être des adresses électroniques différentes pour vos affaires et votre usage personnel. Si vous voulez plus d’une adresse, il suffit d’établir un compte distinct pour chaque adresse (suivez les directives de votre FSI à cette fin). Normalement, Outlook et Outlook Express répondent aux courriels en utilisant le compte par l’entremise duquel vous avec reçu les messages et vous n’avez donc pas à savoir quel compte vous utilisez. Toutefois, lorsque vous créez initialement un message, Outlook et Outlook Express l’envoient en utilisant le compte que vous avez désigné comme compte par défaut. Si vous voulez savoir quel compte est utilisé pour envoyer un message, cliquez sur le bouton Comptes dans la barre d’outils du formulaire de message et vérifiez le contenu de la boîte « Envoyer le message en utilisant ». ~~~~~
Outlook 2002 vous permet d’afficher un site Web récemment visité sans minimiser ou fermer Outlook. Cette nouvelle fonction est rapide, facile à utiliser et formidable! - Dans la barre d’adresse, cliquez sur la ligne verticale près de Adresse. - Faites glisser la ligne vers la gauche jusqu’à ce que vous voyiez la boîte Adresse et les boutons Aller à, Arrêter et Raffraîchir. - Tapez l’adresse désirée - Cliquez sur Aller à. ~~~~~
Si vous possédez plus d’un compte de messagerie, il est possible que vous ne reconnaissiez pas intuitivement le nom propre de chacun. Plutôt que d’essayer de vous rappeler la différence entre les comptes jdupont@fsi.com et jdupond@autrefsi.com, vous pouvez les renommer (p. ex., Mon compte d’affaires et Club des trotteuses). Suivez les étapes ci-dessous pour changer le nom d’un compte : 1. Choisissez Outils, Comptes. 2. Sélectionnez l’option Afficher ou modifier des comptes de messagerie existants, puis cliquez sur Suivant. 3. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui que vous voulez renommer en cliquant sur son nom. 4. Cliquez sur le bouton Modifier. 5. Cliquez sur Autres paramètres. 6. Tapez un nouveau nom pour le compte dans la boîte de texte. Cette fois-ci, choisissez un nom significatif. ~~~~~~~
Vous voulez une bonne raison pour effectuer une mise à niveau à Outlook 2002? La messagerie instantanée, ça vous intéresse? Avec Outlook 2002, lorsque vous ouvrez un message (même si vous ne faites que le prévisualiser), vous êtes informée de la présence en ligne de l’expéditrice, le cas échéant, et vous pouvez lui envoyer un message instantané. Si vous voulez clavarder immédiatement, vous pouvez lancer une session MSN Messenger. Voici comment activer cette fonction : 1. Sélectionnez Outils, Options. 2. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l’onglet Autre. 3. Sélectionnez « Enable Instant Messaging in Outlook ». 4. Cliquez sur OK. ~~~~~
Vous voulez ajouter des signatures automatiques à vos courriels? Voici comment procéder : – Cliquez sur Outils-Options. – Cliquez sur l’onglet Format du courrier. – Cliquez sur le bouton Sélecteur de signatures. – Nommer votre signature et cliquez sur Suivant. – Tapez votre bloc de signature dans la section Texte de la signature. – Cliquez sur Terminer. – Cliquez deux fois sur OK. ~~~~~~
Il est parfois pratique de consulter votre calendrier pour vous rappeler d’événements annuels imminents tels la fête des mère, la fête des pères, votre anniversaire ou celle de votre meilleure amie (oups, c’était le mois passé?). Si vous n’oubliez pas d’entrer dans votre Calendrier Outlook les dates d’anniversaire et de naissance importantes, vous pouvez les rappeler et les consulter rapidement à n’importe quel moment en choisissant Affichage, Affichage actuel, Événements annuels. Les événements annuels contiennent la liste des événements qui durent au moins une journée complète et qui reviennent à la même date chaque année. Si vous désirez séparer votre liste d’anniversaires des 14 conférences et réunions générales annuelles, vous pouvez filtrer la liste plus en détail en effectuant les étapes suivantes : 1. Dans la vue Événements annuels, choisissez Affichage, Affichage actuel, Personnaliser l’affichage en cours. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé, cliquez sur le bouton Filtrer. 3. Dans l’onglet Rendez‑vous et réunions, tapez la date de naissance dans la boîte de texte Rechercher. 4. Cliquez sur l’onglet Avancés. 5. Dans la section Définition de critères supplémentaires, cliquez sur le bouton Champ. 6. Choisissez Tous les champs Rendez‑vous, Périodicité. 7. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez Annuelle. 8. Cliquez sur Ajouter à la liste. 9. Cliquez deux fois sur OK pour retourner à Outlook. Voilà! Le système affiche la liste des anniversaires de toutes les personnes concernées pour l’année à venir. ~~~~~
Si vous désirez envoyer une copie d’un message à quelqu’un sans que les autres destinataires en aient connaissance, utilisez le champ Cci : (copie carbone invisible) plutôt que le champ Cc : ou À :. Le système envoie une copie du message à chaque personne dont le nom figure dans le champ Cci :; toutefois, la personne dont le nom figure dans les champs À : et Cc : ne verra pas les noms des destinataires qui figurent dans le champ Cci :. Si le champ Cci : ne figure pas dans la fenêtre Nouveau message, choisissez Affichage, Cci pour activer ce champ facultatif. ~~~~~
Microsoft Outlook 2002 vous permet d’afficher un site Web récemment visité sans minimiser ou fermer Outlook Lorsque vous sélectionnez l’adresse d’un site Web dans la barre d’adresse, la page Web s’affiche dans Outlook. Cette nouvelle fonction est rapide, facile à utiliser. Voici comment ouvrir une page Web à partir de Outlook : - Dans la boîte Adresse, tapez l’adresse de la page Web que vous voulez afficher. - Cliquez sur Aller à. - Pour retourner au dossier Outlook, cliquez sur le bouton Précédent dans la barre d’adresse. ~~~~~
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