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Outlook – Conseils MS Outlook 2002 : Conseils techniques rapides #11 - 20
11. Dérouter les expéditeurs de pourriels Voici un moyen rapide et facile d’indiquer aux expéditeurs de pourriels qu’il n’y a personne à la maison. Lorsque vous videz le contenu de votre dossier Éléments supprimés, Outlook 2002 vous offre le choix d’accepter ou de refuser d’envoyer la réponse demandée par l’expéditeur. (Outlook 2002 vous offre aussi ce choix dès que vous lisez le message.) Plusieurs expéditeurs demande une réponse pour confirmer qu’ils ont rejoint une adresse électronique valable. La meilleure solution est de détruire ces messages sans y répondre. Si les expéditeurs ont l’impression que votre adresse n’est plus valable, ils la retireront de leur liste et vous recevrez moins de pourriels à l’avenir.
Outlook 2002 vous permet de traiter plus d’un rappel à la fois. Les rappels figurent dans la fenêtre Rappels, accessible à partir du menu Affichage. Vous pouvez ouvrir, faire disparaître ou répéter plusieurs rappels d’un seul clic. Voici comment procéder : – Sélectionnez le premier rappel. – Maintenez la touche CTRL enfoncée. – Sélectionnez les autres rappels désirés. – Cliquez sur Ouvrir l’élément, Faire disparaître ou Répéter. ~~~~~ 13. Utilisation d’une liste de distribution personnelle dans Outlook Ce conseil concerne Outlook 98, 2000 et 2002. Dans la version Outlook normale, l’équivalent de groupe de messageries de Outlook Express est une liste de distribution personnelle. Après avoir créé une liste de distribution personnelle, vous pouvez envoyer un seul message et le faire parvenir à tous les membres de la liste simultanément. Pour envoyer un message aux personnes qui figurent dans votre liste de distribution personnelle, suivez les étapes ci‑dessous : 1. Choisissez Fichier, Nouveau, Message de courrier. (Ou appuyez sur les touches Alt, F, W, M.) 2. Choisissez le bouton À. Le système affiche la boîte de dialogue Choisir des noms qui inclut les noms de votre liste de contacts. 3. Sélectionnez Carnet d’adresses personnel dans la liste déroulante Afficher les noms de. Les noms de votre carnet d’adresses personnel figurent dans la fenêtre de gauche. Nota : Vous pouvez stocker une liste de distribution personnelle uniquement dans le carnet d’adresses personnel et non dans la liste des contacts. Si vous avez déjà créé une liste de distribution personnelle, celle‑ci figure en caractères gras dans votre carnet d’adresses personnel précédée d’une icône à deux faces (avec toutes nos excuses à celles qui utilisent des lecteurs d’écran). 4. Sélectionnez le nom de la liste de distribution personnelle que vous désirez utiliser. 5. Choisissez le bouton À si vous acceptez que toutes les personnes puissent voir le nom des autres personnes qui figurent dans la liste. Cliquez sur le bouton Ci (copies invisibles) si vous ne voulez pas que chaque personne voit le nom des autres personnes de la liste. 6. Sélectionnez OK Le système réaffiche le formulaire Nouveau message et affiche comme destinataire la liste que vous avez sélectionnée. ~~~~~
Ce conseil s’applique à Outlook 98, 2000 et 2002. Vous pouvez contrôler l’apparence des messages que vous envoyez de différentes façons dans Outlook. Pour définir le format d’un message envoyé vous effectuez des opérations similaires à la définition du format d’une réponse. 1. Choisissez Outils, Options (ou appuyez sur les touches Alt, T, O). Le système ouvre la boîte de dialogue Options. 2. Sélectionnez le bouton Options de messagerie (ou appuyez sur la touche M). Le système ouvre la boîte de dialogue Options de messagerie. 3. Sélectionnez le bouton de défilement (triangle) à la droite de la boîte Lors du transfert d’un message. Le système déroule un menu d’options. Ce menu inclut un choix de moins que la boîte Lors de la réponse à un message; toutefois, il fonctionne de la même manière et utilise le petit diagramme de format de page à la droite. 4. Choisissez le style que vous préférez utiliser pour envoyer des messages et cliquez sur OK. ~~~~~
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. N’oubliez pas que l’envoi de grandes pièces jointes peut parfois créer des problèmes de courrier électronique, plus particulièrement dans le cas de pièces jointes dont la taille est de 1 mégaoctet (1 Mo) ou plus. Prenez de plus petites bouchées : dans la mesure du possible, envoyez plusieurs petites pièces jointes plutôt qu’une seule grande pièce. Si vous ne pouvez subdiviser la grande pièce en plus petites sections, vous pouvez envisager d’en réduire la taille en utilisant un programme de compression de fichiers tel WinZip avant de l’annexer au message. Vous
pouvez télécharger WinZip gratuitement du site Web winzip.com à l’adresse
suivante :
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Tous les programmes de Microsoft Office reconnaissent automatiquement les adresses d’éléments dans Internet. Si vous tapez le nom d’une page Web, par exemple http://www.dawncanada.net, Outlook souligne l’adresse et l’affiche en bleu et lui donne ainsi l’apparence d’un lien hypertexte sur lequel vous cliquez pour passer d’une page à l’autre sur le Web. Cette capacité facilite l’envoi d’information concernant un site Web intéressant; il suffit de taper ou de copier l’adresse dans votre message. Si la destinataire utilise également Outlook, elle n’a qu’à cliquer sur le texte pour activer le navigateur et ouvrir la page que vous lui avez mentionnée dans votre message. ~~~~~
Si vous utilisez Outlook en réseau au travail, vous trouverez peut-être de l’information intéressante publiée dans les dossiers publics. Plusieurs dossiers publics sont organisés sous forme de discussions ouvertes auxquelles n’importe qui peut ajouter son grain de sel. Toutes les utilisatrices peuvent lire tous les messages et n’importe qui peut répondre à n’importe qui. Si vous ouvrez un dossier et que celui-ci est plein de messages de différentes personnes qui se répondent l’une l’autre, vous êtes en présence d’un dossier de discussion. Pour ajouter de nouveaux éléments à un dossier public, exécutez les étapes suivantes : 1. Choisissez Affichage, Liste des dossiers ou cliquez sur le bouton Liste des dossiers dans la barre d’outils. Le système affiche la Liste des dossiers. 2. Cliquer sur le nom du dossier. Le système affiche la liste des messages du dossier. 3. Choisissez Fichier, Nouveau, Publier dans ce dossier. Le système affiche le formulaire Élément nouveau. 4. Tapez un objet et votre message. 5. Cliquez sur Publier. Votre message est maintenant inclus dans le dossier.
Saviez-vous que Outlook 2002 vous permet de traiter plus d’un rappel à la fois? Voici comment procéder : – Sélectionnez le premier rappel. – Maintenez la touche CTRL enfoncée. – Sélectionnez les autres rappels désirés. – Cliquez sur Ouvrir l’élément, Faire disparaître ou Répéter
Ce conseil s’applique à Outlook 98, 2000 et 2002. Lorsque vous utilisez la méthode glisser‑déposer pour modifier la durée des rendez‑vous dans le Calendrier de Outlook, vous ne pouvez faire débuter et se terminer les rendez‑vous qu’aux heures et aux 30 minutes. Si vous avez des rendez‑vous dont vous désirez qu’ils commencent et se terminent à d’autres moments, vous devez ouvrir le rendez‑vous et taper les heures désirées, comme vous le feriez lorsque vous créez le rendez‑vous la première fois, c’est‑à‑dire comme suit : 1. Cliquez deux fois sur le rendez‑vous. 2. Pour modifier l’heure de début du rendez‑vous, cliquez sur la boîte Début et tapez l’heure désirée. 3. Pour modifier l’heure de fin du rendez‑vous, cliquez sur la boîte Fin et tapez l’heure désirée. Vous pouvez également modifier n’importe quel autre détail concernant le rendez‑vous pendant l’affichage du formulaire Rendez‑vous. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer (ou appuyez sur Alt+S).
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Il y a une bonne et une mauvaise nouvelles concernant les courriels. La bonne nouvelle est que les courriels sont gratuits; vous pouvez en envoyer autant que vous le désirez à un coût virtuellement nul. La mauvaise nouvelle est que les courriels sont gratuits; n’importe qui peut facilement vous envoyer plus de messages que vous ne pouvez en lire. Sous peu, vous aurez besoin de l’aide pour les trier et identifier ceux qui requièrent une attention immédiate. Outlook offre certains outils pratiques pour traiter l’inondation d’éléments qui finissent par s’introduire dans votre Boîte de réception. Vous pouvez créer des dossiers distincts pour classer votre courrier et utiliser la fonction d’affichage de Outlook pour vous aider à découper et trancher vos messages d’arrivée pour en faire des groupes gérables.
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