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Outlook – Conseils MS Outlook 98 : Conseils techniques rapides #1 - 9
La différence entre consulter des messages dans le Volet de visualisation et les consulter en mode Aperçu partiel (qui affiche les premières lignes immédiatement sous l’objet dans votre boîte de réception) est la suivante : vous pouvez voir les graphiques et le formatage dans le Volet de visualisation, mais uniquement le texte du message en mode Aperçu partiel. Si vos amies vous envoient des messages avec la fonction Papier à lettres de Outlook, vous pouvez apprécier leurs talents de graphistes en affichant leurs messages dans le Volet de visualisation. Mais si vous désirez vous en tenir à l’essentiel et voir si un message vaut la peine d’être ouvert, utilisez la fonction Aperçu partiel. ~~~~~~
Il est possible d’échanger des courriels avec plusieurs adresses électroniques dans Outlook et Outlook Express. Vous possédez peut-être des adresses électroniques différentes pour vos affaires et votre usage personnel. Si vous voulez plus d’une adresse, il suffit d’établir un compte distinct pour chaque adresse (suivez les directives de votre FSI à cette fin). Normalement, Outlook et Outlook Express répondent aux courriels en utilisant le compte par l’entremise duquel vous avec reçu les messages et vous n’avez donc pas à savoir quel compte vous utilisez. Toutefois, lorsque vous créez initialement un message, Outlook et Outlook Express l’envoient en utilisant le compte que vous avez désigné comme compte par défaut. Si vous voulez savoir quel compte est utilisé pour envoyer un message, cliquez sur le bouton Comptes dans la barre d’outils du formulaire de message et vérifiez le contenu de la boîte « Envoyer le message en utilisant ». ~~~~
Si vous possédez plus d’un compte de messagerie, il est possible que vous ne reconnaissiez pas intuitivement le nom propre de chacun. Plutôt que d’essayer de vous rappeler la différence entre les comptes jdupont@fsi.com et jdupond@autrefsi.com, vous pouvez les renommer (p. ex., Mon compte d’affaires et Club des trotteuses). Suivez les étapes ci-dessous pour changer le nom d’un compte : 1. Choisissez Outils, Comptes. 2. Sélectionnez l’option Afficher ou modifier des comptes de messagerie existants, puis cliquez sur Suivant. 3. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui que vous voulez renommer en cliquant sur son nom. 4. Cliquez sur le bouton Modifier. 5. Cliquez sur Autres paramètres. 6. Tapez un nouveau nom pour le compte dans la boîte de texte. Cette fois-ci, choisissez un nom significatif.
Vous voulez ajouter des signatures automatiques à vos courriels? Voici comment procéder : – Cliquez sur Outils-Options. – Cliquez sur l’onglet Format du courrier. – Cliquez sur le bouton Sélecteur de signatures. – Nommer votre signature et cliquez sur Suivant. – Tapez votre bloc de signature dans la section Texte de la signature. – Cliquez sur Terminer. – Cliquez deux fois sur OK. ~~~~~~
Il est parfois pratique de consulter votre calendrier pour vous rappeler d’événements annuels imminents tels la fête des mères, la fête des pères, votre anniversaire ou celle de votre meilleure amie (oups, c’était le mois passé?). Si vous n’oubliez pas d’entrer dans votre Calendrier Outlook les dates d’anniversaire et de naissance importantes, vous pouvez les rappeler et les consulter rapidement à n’importe quel moment en choisissant Affichage, Affichage actuel, Événements annuels. Les événements annuels contiennent la liste des événements qui durent au moins une journée complète et qui reviennent à la même date chaque année. Si vous désirez séparer votre liste d’anniversaires des 14 conférences et réunions générales annuelles, vous pouvez filtrer la liste plus en détail en effectuant les étapes suivantes : 1. Dans la vue Événements annuels, choisissez Affichage, Affichage actuel, Personnaliser l’affichage en cours. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé, cliquez sur le bouton Filtrer. 3. Dans l’onglet Rendez‑vous et réunions, tapez la date de naissance dans la boîte de texte Rechercher. 4. Cliquez sur l’onglet Avancés. 5. Dans la section Définition de critères supplémentaires, cliquez sur le bouton Champ. 6. Choisissez Tous les champs Rendez‑vous, Périodicité. 7. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez Annuelle. 8. Cliquez sur Ajouter à la liste. 9. Cliquez deux fois sur OK pour retourner à Outlook. Voilà! Le système affiche la liste des anniversaires de toutes les personnes concernées pour l’année à venir. ~~~~~
Si vous créez beaucoup de notes adhésives électroniques, vous pouvez vous apercevoir que vous en avez perdu la trace. Outlook permet d’imprimer la liste de ces notes : 1. Cliquez sur l’icône Notes dans la barre de Outlook. Le système affiche la liste des notes. 2. Choisissez FIchier, Imprimer, ou appuyez sur les touches Ctrl+P. Le système affiche la boîte de dialogue Imprimer. 3. Dans la boîte Style d’impression, choisissez Tableau. Si vous choisissez Mémo, le système imprime le contenu d’une note plutôt qu’une liste de notes. 4. Cliquez sur OK. ~~~~~~
Lorsque vous cliquez sur le bouton Répondre, le système envoie votre réponse à l’expéditrice du message. Par contre, si vous cliquez sur le bouton Répondre à tous, il envoie votre réponse à l’expéditrice ainsi qu’à toutes les personnes qui ont reçu le message original. Parfois, vous recevrez vous-même une copie de votre propre réponse. Si vous le désirez, vous pouvez supprimer manuellement votre nom de la ligne À : pour éviter de recevoir la réponse. ~~~~~
Si vous désirez envoyer une copie d’un message à quelqu’un sans que les autres destinataires en aient connaissance, utilisez le champ Cci : (copie carbone invisible) plutôt que le champ Cc : ou À :. Le système envoie une copie du message à chaque personne dont le nom figure dans le champ Cci :; toutefois, la personne dont le nom figure dans les champs À : et Cc : ne verra pas les noms des destinataires qui figurent dans le champ Cci :. Si le champ Cci : ne figure pas dans la fenêtre Nouveau message, choisissez Affichage, Cci pour activer ce champ facultatif. ~~~~~
La barre de Outlook inclut initialement les icônes les plus fréquemment utilisées, selon Microsoft; elles sont présentées en groupes logiques, toujours selon Microsoft. Vous pouvez ne pas être d’accord et vouloir ajouter, supprimer ou déplacer les icônes à votre goût. Vous pouvez ajouter presque n’importe quoi dans cette barre : dossiers, documents, lecteurs de réseau, et même des icônes qui lancent d’autres programmes. Pour ajouter une icône dans la barre de Outlook : 1.Choisissez Fichier, Nouveau, Raccourci vers la barre Outlook, pour afficher la boîte de dialogue Ajouter dans la barre Outlook. 2.Cliquez, au bas de la boîte, sur le dossier ou le lecteur que vous voulez ajouter. 3.Cliquez sur OK. La boîte Rechercher dans vous permet de choisir entre deux types de dossiers différents à ajouter : dossiers Outlook, qui contiennent des éléments Outlook seulement, ou dossiers du système de fichiers Windows, qui contiennent tous les autres types de fichier que vous créez dans Windows, ainsi que les lecteurs disques. Vous devrez installer les outils de Gestion de fichiers intégrée avant de pouvoir copier une icône de lecteur de disquette ou de tout autre dossier du système de fichiers de Windows. ~~~~~
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