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MS Outlook 98 : Conseils techniques rapides #10 - 19
Après que vous avez indiqué à Outlook de vous avertir par de nombreux indicateurs et rappels de l’arrivée de nouveaux messages, vous pouvez lui indiquer d’attendre quelques secondes de plus en appuyant sur le bouton Répéter lorsque le système affiche l’avertissement. 1. Si vous utilisez Outlook 98, cliquez sur le menu déroulant « Cliquez sur Répéter pour obtenir un nouveau rappel » dans la boîte de dialogue Rappel. Si vous utilisez Outlook 2000, cliquez sur le menu déroulant « Rappelez‑moi dans ». 2. Choisissez la durée pendant laquelle vous désirez reporter le rappel. 3. Cliquez sur le bouton Répéter (ou appuyez sur les touches Alt + S).
11. Tri par expéditeur Lorsque votre superviseure vous appelle pour vous demander si vous avez reçu les messages qu’elle vous a envoyés il y a trois semaines concernant les bonis, vous ne voulez pas passer trop de temps à fouiller parmi tous les messages reçus depuis trois semaines. Le moyen le plus rapide de répondre promptement à sa question est de passer en mode d’affichage Par expéditeur. Pour utiliser l’affichage Par expéditeur : 1. Choisissez Affichage, Affichage en cours. Le système affiche la liste des affichages actuels. 2. Choisissez l’affichage Par expéditeur. Vos messages s’affichent par expéditrice, en ordre alphabétique. Ou cliquez simplement sur l’en-tête de colonne Expéditeur et Outlook trie votre boîte de réception de la même manière. ~~~~~
Ce conseil concerne Outlook 98, 2000 et 2002. Dans la version Outlook normale, l’équivalent de groupe de messageries de Outlook Express est une liste de distribution personnelle. Après avoir créé une liste de distribution personnelle, vous pouvez envoyer un seul message et le faire parvenir à tous les membres de la liste simultanément. Pour envoyer un message aux personnes qui figurent dans votre liste de distribution personnelle, suivez les étapes ci‑dessous : 1. Choisissez Fichier, Nouveau, Message de courrier. (Ou appuyez sur les touches Alt, F, W, M.) 2. Choisissez le bouton À. Le système affiche la boîte de dialogue Choisir des noms qui inclut les noms de votre liste de contacts. 3. Sélectionnez Carnet d’adresses personnel dans la liste déroulante Afficher les noms de. Les noms de votre carnet d’adresses personnel figurent dans la fenêtre de gauche. Nota : Vous pouvez stocker une liste de distribution personnelle uniquement dans le carnet d’adresses personnel et non dans la liste des contacts. Si vous avez déjà créé une liste de distribution personnelle, celle‑ci figure en caractères gras dans votre carnet d’adresses personnel précédée d’une icône à deux faces (avec toutes nos excuses à celles qui utilisent des lecteurs d’écran). 4. Sélectionnez le nom de la liste de distribution personnelle que vous désirez utiliser. 5. Choisissez le bouton À si vous acceptez que toutes les personnes puissent voir le nom des autres personnes qui figurent dans la liste. Cliquez sur le bouton Ci (copies invisibles) si vous ne voulez pas que chaque personne voit le nom des autres personnes de la liste. 6. Sélectionnez OK. Le système réaffiche le formulaire Nouveau message et affiche comme destinataire la liste que vous avez sélectionnée. ~~~~~
Ce conseil s’applique à Outlook 98, 2000 et 2002. Vous pouvez contrôler de différentes façons l’apparence des messages que vous envoyez dans Outlook. Pour définir le format d’un message envoyé vous effectuez des opérations similaires à la définition du format d’une réponse. 1. Choisissez Outils, Options (ou appuyez sur les touches Alt, T, O). Le système ouvre la boîte de dialogue Options. 2. Sélectionnez le bouton Options de messagerie (ou appuyez sur la touche M). Le système ouvre la boîte de dialogue Options de messagerie. 3. Sélectionnez le bouton de défilement (triangle) à la droite de la boîte Lors du transfert d’un message. Le système déroule un menu d’options. Ce menu inclut un choix de moins que la boîte Lors de la réponse à un message; toutefois, il fonctionne de la même manière et utilise le petit diagramme de format de page à la droite. 4. Choisissez le style que vous préférez utiliser pour envoyer des messages et cliquez sur OK. ~~~~~
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. N’oubliez pas que l’envoi de grandes pièces jointes peut parfois créer des problèmes de courrier électronique, plus particulièrement dans le cas de pièces jointes dont la taille est de 1 mégaoctet (1 Mo) ou plus. Prenez de plus petites bouchées : dans la mesure du possible, envoyez plusieurs petites pièces jointes plutôt qu’une seule grande pièce. Si vous ne pouvez subdiviser la grande pièce jointe en plus petites sections, vous pouvez envisager d’en réduire la taille en utilisant un programme de compression de fichier tel WinZip avant de l’annexer au message. Vous
pouvez télécharger WinZip gratuitement du site Web winzip.com à l’adresse
suivante :
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Tous les programmes de Microsoft Office reconnaissent automatiquement les adresses d’éléments dans Internet. Si vous tapez le nom d’une page Web, par exemple http://www.dawncanada.net, Outlook souligne l’adresse et l’affiche en bleu et lui donne ainsi l’apparence d’un lien hypertexte sur lequel vous cliquez pour passer d’une page à l’autre sur le Web. Cette capacité facilite l’envoi d’information concernant un site Web intéressant; il suffit de taper ou de copier l’adresse dans votre message. Si la destinataire utilise également Outlook, elle n’a qu’à cliquer sur le texte pour activer le navigateur et ouvrir la page que vous lui avez mentionnée dans votre message. ~~~~~
Ce conseil s’applique à Outlook 98, 2000 et 2002. Lorsque vous utilisez la méthode glisser‑déposer pour modifier la durée des rendez‑vous dans le Calendrier de Outlook, vous ne pouvez faire débuter et se terminer les rendez‑vous qu’aux heures et aux 30 minutes. Si vous avez des rendez‑vous dont vous désirez qu’ils commencent et se terminent à d’autres moments, vous devez ouvrir le rendez‑vous et taper les heures désirées, comme vous le feriez lorsque vous créez le rendez‑vous la première fois, c’est‑à‑dire comme suit : 1. Cliquez deux fois sur le rendez‑vous. 2. Pour modifier l’heure de début du rendez‑vous, cliquez sur la boîte Début et tapez l’heure désirée. 3. Pour modifier l’heure de fin du rendez‑vous, cliquez sur la boîte Fin et tapez l’heure désirée. Vous pouvez également modifier n’importe quel autre détail concernant le rendez‑vous pendant l’affichage du formulaire Rendez‑vous. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer (ou appuyez sur la touche Alt+S). ~~~~~~~
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Il y a une bonne et une mauvaise nouvelles concernant les courriels. La bonne nouvelle est que les courriels sont gratuits; vous pouvez en envoyer autant que vous le désirez à un coût virtuellement nul. La mauvaise nouvelle est que les courriels sont gratuits; n’importe qui peut facilement vous envoyer plus de messages que vous ne pouvez en lire. Sous peu, vous aurez besoin de l’aide pour les trier et identifier ceux qui requièrent une attention immédiate. Outlook offre certains outils pratiques pour traiter l’inondation d’éléments qui finissent par s’introduire dans votre Boîte de réception. Vous pouvez créer des dossiers distincts pour classer votre courrier et utiliser la fonction d’affichage de Outlook pour vous aider à découper et trancher vos messages d’arrivée pour en faire des groupes gérables.
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Si vous utilisez Outlook pour envoyer du courrier à des services en ligne, tel Microsoft Network ou CompuServe, ou par l’entremise d’un fournisseur de services Internet (FSI) auquel vous accédez par ligne téléphonique, vos messages sont stockés dans la Boîte d’envoi jusqu’à ce que vous choisissiez les options Outils, Envoyer/recevoir, Tous les comptes (ou que vous appuyiez sur F5), ou jusqu’à ce que vous cliquiez sur le bouton Envoyer/recevoir dans la barre d’outils. Vos
messages sont ensuite acheminés vers votre service en ligne puis envoyés
à votre destinataire.
Ce conseil s’applique à Outlook 98 et Outlook 2000. La majeure partie de l’écran de Outlook, dans le coin inférieur droit, est occupée par l’afficheur d’information. Tout ce que vous demandez à Outlook s’affiche dans cet espace : *
dates de votre Calendrier; La barre de Outlook est le rectangle à la gauche de l’écran qui contient les icônes de raccourci vers les différentes fonctions du logiciel. Étonnamment, vous pouvez traîner des éléments de l’afficheur d’information dans les icônes de la barre de Outlook pour créer de nouveaux types d’éléments pour cette information que vous possédez déjà. Après que vous avez déposé un élément d’un module de Outlook dans un autre, Outlook transforme l’information et la rend utile d’une toute autre façon. Par exemple, un courriel peut devenir une entrée dans le Journal, et vice versa. ~~~~~
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