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MS Outlook Express: Conseils techniques rapides #10 - 19
10. Outlook – Changement de nom Si vous possédez plus d’un compte de messagerie, il est possible que vous ne reconnaissiez pas intuitivement le nom propre de chacun. Plutôt que d’essayer de vous rappeler la différence entre les comptes jdupont@fsi.com et jdupond@autrefsi.com, vous pouvez les renommer (p. ex., Mon compte d’affaires et Club des trotteuses). Suivez les étapes ci-dessous pour changer le nom d’un compte : 1. Choisissez Outils, Comptes. 2. Sélectionnez l’option Afficher ou modifier des comptes de messagerie existants, puis cliquez sur Suivant. 3. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui que vous voulez renommer en cliquant sur son nom. 4. Cliquez sur le bouton Modifier. 5. Cliquez sur Autres paramètres. 6. Tapez un nouveau nom pour le compte dans la boîte de texte. Cette fois-ci, choisissez un nom significatif. ~~~~~~~
Bien que ce volet soit très utile, plusieurs utilisatrices, en raison des risques actuels de contamination due à des virus de courrier électronique, sont d’avis qu’il est préférable de s’abstenir de l’utiliser. Pour désactiver le volet, choisissez Affichage | Format. Lorsque la boîte de dialogue s’ouvre, décochez la case « Show preview pane » et cliquez sur OK. Par la suite, vous pouvez vérifier le champ « De » et décider d’ouvrir ou de simplement supprimer le message. ~~~~~
Vous voulez ajouter des signatures automatiques à vos courriels? Voici comment procéder : – Cliquez sur Outils-Options. – Cliquez sur l’onglet Format du courrier. – Cliquez sur le bouton Sélecteur de signatures. – Nommer votre signature et cliquez sur Suivant. – Tapez votre bloc de signature dans la section Texte de la signature. – Cliquez sur Terminer. – Cliquez deux fois sur OK. ~~~~~~
Il est parfois pratique de consulter votre calendrier pour vous rappeler d’événements annuels imminents tels la fête des mères, la fête des pères, votre anniversaire ou celle de votre meilleure amie (oups, c’était le mois passé?). Si vous n’oubliez pas d’entrer dans votre Calendrier Outlook les dates d’anniversaire et de naissance importantes, vous pouvez les rappeler et les consulter rapidement à n’importe quel moment en choisissant Affichage, Affichage actuel, Événements annuels. Les événements annuels contiennent la liste des événements qui durent au moins une journée complète et qui reviennent à la même date chaque année. Si vous désirez séparer votre liste d’anniversaires des 14 conférences et réunions générales annuelles, vous pouvez filtrer la liste plus en détail en effectuant les étapes suivantes : 1. Dans la vue Événements annuels, choisissez Affichage, Affichage actuel, Personnaliser l’affichage en cours. 2. Dans la boîte de dialogue Afficher le résumé, cliquez sur le bouton Filtrer. 3. Dans l’onglet Rendez‑vous et réunions, tapez la date de naissance dans la boîte de texte Rechercher. 4. Cliquez sur l’onglet Avancés. 5. Dans la section Définition de critères supplémentaires, cliquez sur le bouton Champ. 6. Choisissez Tous les champs Rendez‑vous, Périodicité. 7. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez Annuelle. 8. Cliquez sur Ajouter à la liste. 9. Cliquez deux fois sur OK pour retourner à Outlook. Voilà! Le système affiche la liste des anniversaires de toutes les personnes concernées pour l’année à venir.
Bien que ce volet soit très utile, plusieurs utilisatrices, en raison des risques actuels de contamination due à des virus de courrier électronique, sont d’avis qu’il est préférable de s’abstenir de l’utiliser. Pour désactiver le volet, choisissez Affichage | Format. Lorsque la boîte de dialogue s’ouvre, décochez la case « Show preview pane » et cliquez sur OK. Par la suite, vous pouvez vérifier le champ « De » et décider d’ouvrir ou de simplement supprimer le message.
Lorsque vous voulez souligner l’importance d’un courriel dans la boîte de réception de la destinataire, vous pouvez définir une priorité de message dans Outlook Express. Rédigez votre nouveau message comme d’habitude puis cliquez sur la flèche à la droite du bouton Priorité dans la barre d’outils de Outlook Express. Sélectionnez Priorité élevée (ou Normale ou Faible) dans la liste en incrustation, puis cliquez sur Envoyer. ~~~~~
Si vous désirez envoyer une copie d’un message à quelqu’un sans que les autres destinataires en aient connaissance, utilisez le champ Cci : (copie carbone invisible) plutôt que le champ Cc : ou À :. Le système envoie une copie du message à chaque personne dont le nom figure dans le champ Cci :; toutefois, la personne dont le nom figure dans les champs À : et Cc : ne verra pas les noms des destinataires qui figurent dans le champ Cci :. Si le champ Cci : ne figure pas dans la fenêtre Nouveau message, choisissez Affichage, Cci pour activer ce champ facultatif. ~~~~~
Joindre des fichiers à vos envois dans Outlook Express est aussi facile que de créer un nouveau message et de glisser-déposer un fichier de l’Explorateur directement dans la fenêtre du message. Vous pouvez aussi cliquer simplement sur le bouton Joindre dans la barre d’outils du nouveau message, ou choisir le menu Insérer/Fichier joint. Une fois que vous avez maîtrisé l’art de joindre des fichiers, des documents et des images à des courriels, n’oubliez pas que les messages envoyés sont archivés dans le dossier MESSAGES ENVOYÉS de Outlook Express. Malheureusement, chacun de ces messages inclut une copie complète des fichiers joints et, en très peu de temps, les messages peuvent monopoliser une quantité ÉNORME d’espace sur votre disque. Microsoft n’a pas prévu dans Outlook Express un assistant très utile qui aiderait à retirer et supprimer les messages avec pièces jointes qui ne sont plus requis. Pourquoi conserver de tels documents puisque les fichiers originaux existent probablement déjà dans votre disque dur? Si nous ne vous avons pas convaincue des avantages de supprimer ce type de message, vous serez rapidement en mesure de constater les effets négatifs du stockage de 100 Mo de pièces jointes dans votre dossier MESSAGES ENVOYÉS. Non seulement le fonctionnement de Outlook Express sera-t-il ralenti, mais vous consommerez de l’espace disque, prolongerez le temps de défragmentation de votre disque dur et ralentirez le lancement et la sortie de Outlook Express. ~~~~~
Si vous n’utilisez pas votre ordinateur pendant quelques jours, vous pourriez découvrir que votre boîte de réception de Outlook Express déborde. Une façon d’alléger la confusion que cela peut entraîner est d’indiquer à Outlook Express de masquer tout le courrier déjà lu. À cette fin, choisissez Affichage / Affichage en cours / Masquer les messages lus. Par la suite, tous les courriels lus disparaîtront de l’affichage. Toutefois, ces messages ne sont pas perdus. Pour y avoir de nouveau accès, choisissez Affichage / Affichage en cours / Afficher tous les messages. ~~~~~
Y a-t-il dans votre Carnet d’adresses des noms de personnes que vous ne connaissez pas? Dans ce cas, vous avez probablement configuré Outlook Express pour qu’il y ajoute les adresses de tout le courrier reçu. Pour mettre un terme à cette aberration, choisissez Outils/Options. Lorsque la boîte de dialogue s’ouvre, sélectionnez l’onglet Envoyer. Ensuite, décochez la case « Mettre automatiquement les personnes à qui je réponds dans mon Carnet d’adresses » et cliquez sur OK. Pour supprimer les noms inutiles existants, sélectionnez Adresses dans la barre d’outils de Outlook Express puis supprimez chaque adresse. Choisissez Fichier/Sortir lorsque vous avez terminé. ~~~~~
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